CheckList para o seu Evento

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Para facilitar a organização de seu evento, preparamos um check list com as todas as informações importantes. Confira:

Endereço

Hotel Fazenda Mazzaropi
Estrada Municipal dos Remédios, 2380
CEP 12.086-000 - Taubaté, SP
tel. 0800 11 7877

A escolha do local

O sucesso de seu evento está diretamente relacionado à escolha correta do local. Nessa escolha é preciso considerar aspectos como:

  • Facilidade de acesso e de localização, estradas, aeroportos (existência de sinalização e placas indicativas)
  • Infraestrutura
  • Condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos
  • Existência de espaços para coffee-breaks, coquetel, jantares temáticos (quando necessário)
  • Área de estacionamento
  • Presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, bancos)

Programação

  • Elaboração do prospecto da programação
  • Data e horário de chegada
  • Data e horário de encerramento
  • Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferências, mesas redondas)
  • Elaboração de normas para seleção de trabalhos, exposição de painéis e divisão de estandes, bem como dos prazos de inscrição
  • Checagem final de dias e horários
  • Checagem final de palestrantes
  • Checagem final de apresentações culturais e atividades sociais
  • Publicação das normas
  • Fechamento e publicação da programação completa

Divulgação

  • Impressos: confecção de folders, cartazes, convites, folhetos, mala direta, outdoor
  • Eletrônicos: criação de sites, envio de email marketing
  • Confecção de brindes: canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, réguas, dentre outros
  • Solicitação de artes para material de divulgação
  • Envio de material eletrônico

Local do evento

  • Palco
  • Tablados
  • Praticável
  • Sala VIP
  • Camarim
  • Sala para secretaria
  • Espaço para exposições
  • Guichê para credenciamento/inscrições
  • Hall para lanches e cafés
  • Sala de Imprensa
  • Central de informações
  • Restaurante
  • Copa/Cozinha
  • Estacionamento
  • Banheiros
  • Sala de som e projeção

Recursos tecnológicos e audiovisuais

Para Projeções

  • Datashow
  • Aparelho de DVD
  • Telões
  • TV de Plasma
  • Notebook

Para a sonorização

  • Microfones
  • Pedestais para microfones
  • Armações metálicas (para eventos grandes)
  • Caixas de som
  • Amplificadores
  • Mesa de som
  • Retornos
  • CD´s e DvD´s para música ambiente

Para filmagem

  • Mesa digital para transmissão simultânea
  • Câmeras fixas com tripés
  • Armações para câmeras móveis

Para iluminação

  • Canhão seguidor
  • Moving heads
  • Lâmpadas
  • Mesa digital para iluminação
  • Setlights
  • Gerador de energia para o local

Recursos materiais e equipe

Para a Cerimônia/Cerimonial

  • Bandeiras
  • Mastros para bandeiras
  • Púlpito
  • Mesa diretiva completa
  • Forro para mesa diretiva
  • Placas de homenagem
  • Placa de inauguração
  • Fitas para inauguração
  • Listas de presença para assinaturas
  • Mesas de recepção de autoridades
  • Placas ou etiquetas para reserva de lugares
  • CD ou DVD hino nacional
  • CD ou DVD de músicas
  • Mesas ou aparadores para entrega de troféus ou homenagens
  • Mesas para assinatura de atos e convênios
  • Roteiro de cerimonial
  • Cerimonialista, locutor

Para credenciamento de participantes e palestrantes

  • Checagem do local para credenciamento

Montagem de material para credenciamento

  • Pastas com material do evento
  • Lista geral de inscritos

Serviços Necessários

Transporte

  • Verificar estrutura de traslado e passageiros
  • Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, táxis, ônibus ou microônibus)
  • Detalhar horários de chegada e saída

Buffet

  • Checar o tipo de serviço (café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel)
  • Checar local em que será(ão) servido(s) o almoço, jantar, cafés, coquetel, etc.
  • Ver necessidade de locação de materiais como mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos, baixelas, aparadores de buffet, dentre outros.
  • Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificações do serviço contratado

Hospedagem

  • Verificação de quantidade de reservas
  • Confirmação das reservas no hotel
  • Confirmação de horários de check-in dos convidados
  • Cancelamento de reservas em caso de no-show